第一条 为了使学院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

第二条 学院公文是学院在行政管理过程中形成的以学院名义颁发的文书，是学院依法治校和进行日常管理的重要工具。

第三条 学院公文处理指学院公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相应关联、衔接有序的工作。

第四条 学院的公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，不得随意翻印。

第六条 学院综合管理部是学院公文处理的管理机构，负责处理学院公文。各二级学院、系（部）、部门应安排专人负责公文处理工作。

第七条 各二级学院、系（部）、部门、要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，推广电子公文，努力减少纸质公文，提高公文处理工作的效率和质量。

第八条 我院公文的种类主要有：

1．决定：用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销有关不适当的事项。

2．公告：用于向院内外宣布重要事项。

3．通告：用于公布学院各方面应当遵守或者周知的事项。

4．通知：转发上级部门公文，传达要求学院各部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，用于批转学院各部门的公文，任免人员等。

5．通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

6．报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

7．请示：用于向上级机关请示以征求指示或批准。

8．批复：用于答复下级部门的请示事项。

9．意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

10．函：用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。

11．会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条 公文版式：参照《党政机关公文格式（2016年版）》国家标准执行，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发部门和印发日期等组成要素。公文按规定采用国标A4型纸正反双面打印。

第十条 行文规则：

1．公文行文时，应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

2．除学院综合管理部外，其它部门不得以学院名义对外正式行文。

3．部门之间，对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。

4．“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关、部门。

5．“报告”不得夹带请示事项。

第十一条 发文办理：发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

1．草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

2．涉及职能部门的学院公文，由职能部门负责草拟，如涉及相关部门，则需相关部门会签，公文送学院领导签发前，应当交由学院综合管理部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

3．公文正式印制前，学院综合管理部应当进行核校，重点是：审批、签发手续是否完备（需有主要领导或分管领导的签发），附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第十二条 公文的收文办理，指的是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

1．承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误，推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

2．收到上级机关下发或交办的公文，由学院综合管理部提出拟办意见，送院有关领导批示后办理。

3．公文办理中遇到涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。

4．审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意，没有请示事项的，签阅表示已阅知。

5．送院领导批示或者交有关部门办理的公文，学院综合管理部负责催办，做到紧急公文跟踪催办；重要公文重点催办；一般公文定期催办。

第十三条 公文归档：公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第十四条 院内相关部门合并时，全部公文应当合并管理。部门撤销时，需归档的公文整理立卷后移交学院档案室。工作人员调动岗位时，应将本人暂存、借用的公文按规定清退、移交。

第十五条 凡学院发送至各二级学院、系（部）、部门的公文，各二级学院、系（部）、部门要有专人负责签收、保管。机要文件要定期清退，集中销毁。

第十六条 本办法由综合管理部负责解释，自公布之日起执行。